第三章
 
内部审核的实施
 
审核组在完成了全部审核准备工作后，就可按审核计划的时间安排实施审核。
 
一  首次会议
 
1  目的
 
──向受审核方中、高层管理人员介绍审核组成员（规模小的组织可以省去）。
 
──申明审核的范围和目的。
 
──简要介绍审核做采用的方法和程序。
 
──审核组和受审核方建立正式联系。
 
──确认审核组所需要的资源和设施已具备。
 
──确认末次会议和中间沟通会议的日期和时间。
 
──澄清审核计划中不明确内容。
 
2  要求
 
──准时、简短、明了、会议一般不超过半个小时。
 
──审核组长主持。
 
──得到审核方理解和支持。
 
──参加会议人员：
 
审核组全体成员；
 
管理者代表；
 
最高管理者（必要时）；
 
受审核部门负责人或其代表；
 
陪同人员。
 
3 程序
 
首次会议由审核组长主持，宣布会议开始。
 
.与会者签到
 
.人员介绍
 
──审核组长介绍审核组成员及分工。
 
──受审核方介绍与会代表。
 
──中小型组织可免去此项内容。
 
.确认审核目的和范围
 
.明确审核准则
 
.确认现场审核计划（日程安排）
 
.强调客观、公正原则
 
.审核方法及程序介绍
 
──审核的基本原则是抽样。
 
──审核方法：提问、观察、记录、确认。
 
──不合格项的记录和确认方法。
 
.如何正确对待不合格项。
 
.确认联络、陪同人员（小型组织可不要）
 
主要作用：联络、陪同、见证。
 
.澄清疑问
 
.会议结束（审核组长致谢）。
 
二  现场审核
 
首次会议后立即转入现场审核，其主要目标就是形成审核发现。现场审核是审核员获得审核证据的过程，是整个神格工作中最重要的环节，必须认真做好，并进行控制。
 
1 审核过程的控制
 
.审核组长要控制审核的全过程
 
──审核计划的控制。
 
──审核活动的控制。
 
──审核结果的控制。
 
.审核计划的控制
 
──按现场审核计划的检查表进行审核。
 
──确因某些原因须改变审核计划时英与受审核方协商进行适宜的调整。
 
──审核中发现重大问题时经审核组长同意后可局部调整计划。
 
.审核活动控制
 
──应按计划预定时间完成（掌握审核进度）。
 
──样本策划合理（足够样本、分层抽样、适度均衡）。
 
──辨识关键过程（如采购过程的重点是供方评价）。
 
──评定主要因素。
 
──重视控制结果（有效性）。
 
──注意相关影响。
 
──营造良好的审核气氛。
 
.审核结果的控制
 
──合格或不合格要以事实为基础（以客观事实为基础，具有可查性，可追溯性）。
 
──不合格事实要得到受审核方确认（签字确认）。
 
──道听途说不能做为证据。
 
──审核组相互沟通、统一意见。
 
2 关于客观证据
 
.定义（ISO9001：2008）
 
支持事物存在或其真实的数据。
 
.获取途径
 
──与受审核方直接责任人面谈。
 
──查阅现行有效的文件和记录。
 
──现场观察和核对。
 
──对实际活动及结果的验证。
 
──来自其他方面的信息（如顾客反馈、外部公告等）。
 
.审核中客观证据形式
 
──存在的客观事实可称为客观依据，主演臆测不可作为客观证据。
 
──被访问人员职责范围内陈述可成为客观证据，道听途说不能车位客观证据。
 
──现行有效的文件和记录。
 
.对收集的客观证据应注意的几个问题
 
──客观证据的适用性（形成审核证据）。
 
──客观证据的有效性（能证明当前QMS运行的实际结果）。
 
──客观证据的真实性（剔除不真实的客观证据，要注意验证）。
 
──应注意客观证据的相关性、追溯性及一致性。
 
──汇总分析，形成审核发现。
 
3.现场审核记录
        .记录的作用
        ──作为变质不合格报告和审核报告的依据
        ──作为审阅、追溯的参考。
        .记录要求
        ──记录应清楚、全面、易于辨识、便于查阅、追溯。
        ──记录应清楚的反映审核区域的过程活动内容、人员、职责、控制要求和实施效果的内容。
        ──应反映组织过程活动的顺序、过程之间的相互关系。
        ──准确记录组织的QMS活动符合QMS标准、法律、法规要求、产品标准、顾客要求的情况。
 
──表明符合/不符合的事实。
 
──记录格式宜统一规范，由组织自定。
 
4.审核方式与技巧
 
.面谈
 
──选择合适的面谈对象（不同层次和职能，具代表性的人员）。
 
──谈话的目标明确、提问得当。
 
──集中激励倾听、要少说多听。
 
──保持融洽的气氛。
 
──善于观察，追根究底。
 
──做好记录。
 
──归纳面谈结果，可能情况下进行验证。
 
──感谢交谈者的帮会组与合作。
 
.提问
 
──审核中常见的正确提问类型（推荐使用）：
 
开放型提问：是什么、在那里、为什么、何时、谁、怎样；
 
封闭型提问：是、不是；
 
思考性提问：为什么？请告诉我……。
 
──不正确的提问类型（避免使用）：
 
情绪性提问；
 
欺骗性提问；
 
引导型提问。
 
──提问应注意事项：
 
目的要明确、表述要准确；
 
考虑被提问者的背景；
 
观察被提问者神态表情，适时标识谢意，减轻对方思想压力；
 
努力理解回答，不说有情绪的话；
 
避免连珠炮式的发问。
 
.记录
 
──表明符合的事实（如程序QA01规定了年度管理评审的间隔）。
 
──表明一个可能的不符合事实（如2001年11月管理评审记录没有给出纠正措施建议和评审结论）。
 
──有效运作的观察（所有测量仪器提供了有效检定证书）。
 
──无效运作的观察（未能提供序号为QR1-03和QR01-04顾客退宿报告有关PW2A型电源不良现象已采取纠正措施防止其再发生的证据）。
 
──印象深刻的现象、产品、文件、运作、条件、态度等案例。
 
注意：在记录事实中，一些细节如产品标识、文件、位置等应被记录下来。
 
.观察
 
通过对过程活动、工作环境、条件观察和查阅有关文件和记录，获取可观证据。
 
.验证
 
──通过提供客观证据对规定要求已得到满足的认定。
 
──追踪验证：
 
不同来源同一问题的信息追踪比较以判断体系运行情况；
 
追踪记录与文件、记录与现状的符合性、有效性；
 
追根溯源、发现问题、获取可观证据
 
──对收集的审核信息经验证可作为审核证据。
 
三 末次会议
 
1 目的和要求
 
.目的
 
──向受审核方的高层管理者说明审核结果，以使他们清楚地理解审核的结果并得到确认。
 
──宣布审核结论。
 
──提出后续跟踪活动要求（纠正措施、跟踪审核等）。
 
.要求
 
──审核组长主持。
 
──准时开会。结束（以不超过一小时为宜）。
 
──参加者应签到，末次会议应有记录并保存归档。
 
──参加会议人员同首次会议，可适当扩大范围。
 
──使受审核方理解审核结果。
 
──末次会议前审核组应进行内部会议，以便评审所有审核发现；达成一致的审核结论；讨论审核的跟踪措施；准备好回忆陈述的内容。
 
2  末次会议的内容（议程）
 
.会议开始
 
──与会者签到。
 
──致谢（审核组长代表审核组感谢受审核方在审核过程的合作与支持）。
 
.重申审核目的和范围
 
──考虑末次会议参加的新新成员。
 
.强调审核的局限性
 
──审核是一种抽样活动，存在一定的风险性和局限性（发现的不合格项的部门未必是唯一的部门，其他有不合格项的区域未必查到，审核只对样本负责）。
 
──尽可能使抽样具有代表性，使审核结果公正、客观和准确。
 
.审核概述
 
──评价QMS的优点。
 
──审核总述：说明审核覆盖的区域，不合格项数目、类型及分布情况。事例：
 
我们审核了审核计划里所列的所有部门包括总经理、管理者代表、技术部、质管部、生产部、供销部、人力资源部和车间等。没有发现严重不合格（或发现几项严重不合格），但提出了28项一般不合格和9项观察项。其分布为质管部有5项、技术部有……、须补充说明（声明）由于审核师在有限的时间段采用抽样的方法进行的，尽管在审核中我们已就标准的有关要求的符合性进行了验证，但仍可能潜在一些其他的不合格项……。
 
.宣读不合格报告
 
──审核组长或指定审核人员宣读不合格报告（项目多时可选择主要部分）。
 
──澄清疑问。
 
.纠正措施要求
 
──提出纠正措施要求。
 
──明确提出纠正措施完成的时限。
 
──验证纠正措施的方法。
 
.宣读审核结论
 
──审核组长宣读审核结论
 
──说明审核报告的发布时间、方式及其他后续工作要求。
 
.受审核方领导表态
 
──对改进的承诺。
 
.会议结束
 
──向受审核方表示谢意。
 
──末次会议所有议程已完成，无任何异议后，审核组长宣布末次会议结束。