审核记录是收集审核证据并形成审核发现全过程的文字记载。

　　审核记录是审核案卷中重要的一部分，它是认证机构作出认证决定的依据。需要时（如申请处理、验证审核证据），审核记录可以为追溯提供事实凭证，也可以为下次审核方案的策划提供参考，使审核的连续性得到保证。

　　为使审核记录满足以上要求，审核记录应包括足够的细节，使它能反映受审核方质量管理体系的运行情况，判断认证标准中的各项要求是否得到有效实施。记录中应记有每个符合的审核发现及其支持的证据和每个不符合的审核发现及其支持的证据，用以支持认证决定的判断。

　　为此，审核员在审核过程中应准确地、公正地、简洁而又清晰地记下所收集到的各种证据，使记录真实可靠。这是审核员的重要职责，也是认证行业对审核员的职业要求。熟练地作好记录也是审核员的一种职业技能。审核记录的好与坏，是衡量审核员水平的重要标志。作不好审核记录的审核员，由于他不能如实记录收集的证据，不能提供符合要求的、可信的审核报告，得不出可靠的审核结果，因此不能圆满完成审核任务。所以，每个审核员从当审核员天起，就应重视作好审核记录，并应不断努力提高自己的审核记录水平。那种不重视审核记录的质量，在考核审核员时，不把审核记录水平作为重要考核内容等种种轻视审核记录的做法，都是不利于提高审核水平的。

　　在审核资料的评审过程中会发现，目前有少数审核记录由于审核水平、水平、语文水平。文字书写水平等诸多原因，明显地不能满足要求。这种情况，应引起认证界的足够重视。

　　分析审核记录中存在的问题，表现是多种多样的，无法—一表述，但其中有共性的主要问题可归纳为如下几个方面：

　　一、记录内容偏离标准条款要求

　　审核记录的内容应当是被审核的标准条款要求取证的内容，但是有时发现记录内容与审核条款要求有明显偏离，其原因常常是审核员对标准条款的理解有偏离。

　　例如：过程的监视和测量以（8.2.3）的审核记录，记录的是产品生产过程中产品过程检测的内容，明显表明审核员对标准的理解错误，混淆了过程的监视和测量（8.2.3）和产品的监视和测量（8.2.4）两条款的区别。

　　又如：产品实现的策划（7.1）条款的审核记录中，只记有“生产任务是按合同由生产科按月下达”等，而没有明确回答标准要求的四项策划要求，看不出是否进行了策划，更看不出策划是否满足标准要求。标准规定8.2.2和8.2.4条款的实施是根据7.1条款“产品实现的策划”结果进行的，7.1条款运行不到位，8.2.3和8.2.4条款的审核也缺少依据，造成重要的审核内容落空。

　　再如：生产和服务提供的控制（7.5.1）的审核记录，只简单地绘了一个生产流程图，而无条款要求的六项内容。一个流程图不能表明生产过程是否在受控状态下进行，不能表明工艺文件是否齐全，设备是否完好，生产过程中的监视和测量是否正常进行等各方面的情况。

　　上述记录无法为认证决定提供依据，是不符合要求的。

相比GB/T 19001-2008标准（以下简称旧版标准），GB/T 19001-2015（征求意见稿，以下简称新版标准）更强调以结果为本，质量管理体系应是使用体系的文件化，而不是文件化体系。

新版标准更关注组织输出的产品和服务的符合性，不再强调《质量手册》和《程序文件》这类文件形式，而是统一用“形成文件的信息”取而代之。关注“动作”的存在和有效性，关注文件行动化。其中：a)保持形成文件的信息（对应旧版标准中的“文件”），b)保留形成文件的信息（对应旧版标准中的“记录”）。

GB/T19001-2015在相关条款中有相应的“形成文件的信息”的体现。

1

“形成文件的信息”的管理原则

新标准中对于“形成文件的信息”的管理原则在标准中有三处涉及，分别是：

1、总原则

7.5形成文件的信息

7.5.1总则

a)本标准要求（ISO9001：2015）的形成文件的信息；

b)组织确定的为确保质量管理体系有效性所需的形成文件的信息。

此条款是新版标准对形成文件信息的总的要求，首先要形成新版标准要求的形成文件的信息，在组织质量管理体系运行过程中，只具备新版标准要求必须的形成文件的信息的部分可能不能完全保证质量管理体系的有效运行，根据组织的规模、活动、过程、产品和服务的要求、过程的复杂程度及其相互作用、人员能力，有些方面还需要形成文件的信息，以保证质量管理体系的有效运行。对于不同的组织，其形成文件的信息的多少与详略程度可以不同。如：设计院可根据其组织情况制定设计和开发的形成文件的信息；大型企业集团可根据其组织情况制定详细的人力资源规划和培训，也可能需要制定各个分公司统一的质量管理制度和生产制度。

7.5.2创新和更新

对形成文件的信息要适当的进行：标识和说明（如：标题、日期、作者、索引编号等），以便于识别和检索；可以采用适宜于组织的格式（如：语言、软件版本、图示）和载体（如：纸质、电子格式），适宜的就是最好的，只有满足了适宜性，才能落实质量管理体系的有效性；评审和批准，以确保适宜性和充分性，获的形成文件信息的执行权。

7.5.3形成文件的信息的控制

主要目的：形成文件的信息在需要的场合和时机均可获得并适用，进行妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。

适用时的控制方法：分发、访问、检索和使用，存储和防护（包括可读性），更改控制（如版本控制），保留和处置。[注意：对于保留形成文件的信息（对应旧版标准中的“记录”）不存在分发和更改控制的情况]。

来自外部的形成文件的信息，组织应进行适当的识别，并予以控制（如：相关法律法规，国家、行业、地方、企业标准，顾客要求等）

2、分原则

4.4.2在必要的范围和程度上，组织应：

a)保持形成文件的信息以支持过程运行

b)保留确信其过程按策划进行的形成文件的信息

此条款是对整个质量管理体系及其过程的要求，在整个质量管理体系得运行过程中，组织要形成两种类型的形成文件的信息：其中：a)保持形成文件的信息（对应旧版标准中的“文件”），b)保留形成文件的信息（对应旧版标准中的“记录”）。

8.1运行的策划和控制

为满足产品和服务提供的要求，并实施第6章所确定的措施，组织应通过以下措施对所需的过程见（4.4）进行策划、实施和控制。

e)在必要的范围和程度上，确定并保持、保留形成文件的信息：

1）确信过程已经按策划进行；2)证实产品和服务符合要求。

此条款是质量管理体系的PDCA（策划—实施—检查—改进）中，实施部分的PDCA的策划部分，通过保持、保留形成文件的信息达到：证明过程已经按照策划进行，产品和服务符合要求（如：法律法规，标准，顾客等方面的要求）

2

“形成文件的信息”要求

4.3确定质量管理体系的范围：组织的质量管理体系范围应作为形成文件的信息，可获得并得到保持。

5.5.2沟通质量方针：质量方针应a)作为形成文件的信息，可获得并保持；

6.2.1组织应保持有关质量目标的形成文件的信息。

7.1.5.1组织应保留适当的形成文件的信息，作为监视和测量资源适合其用途的证据。

7.1.5.2测量设备应：a)对照能溯源到国际或国家标准的测量标准，按照规定的时间间隔或在使用前进行校准和（或）检定（验证），当不存在上述标准时，应保留作为校准或检定（验证）依据的形成文件的信息。

7.2组织应：d)保留适当的形成文件的信息，作为人员能力的证据。

8.2.3.2适用时，组织应保留与下列方面有关的形成文件的信息

a)评审的结果

b)产品和服务的新要求。

8.2.4产品和服务的更改：若产品和服务要求发生更改，组织应确保相关的形成文件的信息得到修改，并确保相关人员知道已更改的要求。

8.3.2设计和开发策划：j)证实已经满足设计和开发要求所需要的形成文件的信息。

8.3.3设计和开输入：组织应保留有关设计和开发输入的形成文件的信息。

8.3.4设计和开发控制：f)保留这些活动（评审、验证、确认）的形成文件的信息。