6．2  职业健康安全管理体系文件审核检查表

5)对受审核方的某些部门，如监测和测量部门引用的国家、地方及企业内部的相关标准对具有效性也要进行审查。

对职业健康安全管理体系其他文件(如作业指导书、操作规程、工艺卡或其他有关规程)一般是放在现场审核时审查，除非是特别重要的过程作业指导书，也可在审核准备阶段调阅，熟悉过程控制内容，以备现场审核时有所准备。

3、文件审查报告或文件审查检查表

文件审查结果较多的是利用文件审查检查表的格式来表示，如上表6．2所示。文件审查最终应得出文件审查结沦。结论一般有三种情况即合格、合格但尚需进行修改及不合格。目前在实施中较多的是第二种即合格但需进行修改，需修改职业健康安全管理手册及程序文件不足之处，通常要求受审核方在规定的期限完成。

2．2．5编制审核工作文件

审核工作文件一般包括：

·审核检查表

·不符合报告表

1、审核检查表

1)检查表的作用

审核检查表实际是审核员的工作文件，审核提纲或审核工作指导，其作用是：

·保持审核目标的清晰和明确。

审核员可以依据检查表的内容进行审核，使审核员不致于偏离目标和审核主题，检查表实际起到提示作用。

·保持审核内容的周密和完整。

审核过程是为达到审核目的而事先经过周密设计的抽样过程，其中包括抽样方法及抽样数量的确定。因此，检查表是审核员的工作提纲，使审核内容周密和完整，不致于遗漏。

·保持审核工作的节奏和连续性。

审核过程实际上是一次紧张而有节奏的活动，检查表中详细地写明了审核计划和审核程序，用以指导审核员有目的，有针对性地实施审核，保持工作有节奏和连续性。

·树立审核员的职业形象。

作为—个审核员，特别是一名新参加工作，年轻的审核员，审核工作中如有一份经过周密设计编制的检查表，有针对性的提出问题，抽样有代表性，严格按审核程序办事，会给受审核方树立一个熟练，经过专业训练的审核员的职业形象。

·作为审核记录存档

审核结束，检查表、审核计划与审核报告均作为审核记录存入档案备查。审核机构也可以利用若干相关的检查表建立数据库，以备今后为同类型的审核编制检查表作参考。

2)检查表的内容

检查表的主要内容有两个方面

·查什么(Look at)

列出审核项目的审核要点，确保审核覆盖面的完整性，不要遗漏。

·怎么查(Look for)

确定该审核项目的审核步骤和方法，对该审核项目的抽样方法及抽样量的设计。

3)检查表设计中的几个问题

以职业健康安全管理体系标准及受审核方职业健康安全管理体系文件为依据。

·审核项目可以以部门审核为主，  以部门审核为主时应列出该部门所涉及到的主要要素(并非所有要素)的审核内容、步骤和方法。也可以以要素为主进行审核，以要素为主审核时，应列出到哪些部门去查，如何查。

·注意逻辑顺序，明确审核步骤。

·抓住重点，抽样应有代表性。

在初次进行职业健康安全管理体系审核时，多采用以部门为主的方式编制审核检查表，其特点是工作量比较少，而且覆盖面比较宽。

表6．3  现场审核检查表

受审核单位：                编    号：

受审核部门：                陪同人员：

审  核  员：                审核日期：

4)检查表使用中的问题

检查表是审核员的工作文件，不能披露给受审核方，更不能事前通报给受审核方，以使其有针对性的作好准备。

·检查表最好由审核员默记，并以巧妙的方式进行提问，检查表仅起备忘录的作用，切忌在受审核方面前照本宣科，生硬提问，这样作的结果，容易使受审核方感到紧张，影响取证的效果。

·检查表对审核员来说，仅起备忘录和提示的作用，使审核员在审核过程中不致于偏离目标和主题，但在审核过程中可能会有新的情况和新的发现，这时审核员可以在不偏离审核目标和主题的前提下，对查什么和怎么查可以适时、巧妙的调整，不要过于拘泥，但也不能抛开检查表进行随机应变式的审核。

如上表6．3是检查表的格式，供参考。

表6．4  不符合报告表

2、不符合报告表

为了审核工作的方便，除编制检查表用以指导现场查证工作，使其按预先设定的审核目标，有序地实施查证工作。当查证工作中发现体系实施不符合标准要求时，应填写不符合报告。

其中包括：

·不符合事实的描述：

·不符合职业健康安全管理体系标准哪一条款要求；

·不符合性质。

其格式如上表6．4所示

检查表和不符合报告的格式没有统一的要求，各审核认证机构可以结合审核工作中的经验自行设计，其目的是引用这些工作文件能协助审核员有效地实施现场查证，检查表等工作文件，仅是审核员的一个工具。