职业健康安全管理体系是系统化、结构化、程序化的管理体系，是遵循PDCA管理模式并以文件支持的管理制度和管理办法。职业健康安全管理体系文件对企业来说就是实施安全生产管理工作的一套具有法规性的文件，必须遵照执行；原则就是：

标准要求的要写到；

文件写到的要做到；

认真做到要有效、要有记录。

其目的就是使企业的安全生产管理工作，从人治变为法治，从职责不清到有章可循，严格按程序办事。

6．1编写职业健康安全管理体系文件的原则

职业健康安全管理体系文件的编写应考虑以下几点原则：

1、要符合职业健康安全管理体系标准条款的要求

职业健康安全管理体系标准是提供给组织编写职业健康安全管理体系文件的依据。组织应按标准条款的要求编写职业健康安全管理体系文件。应做到标准条款要求的在组织职业健康安全管理体系文件中要写到，这就是审核中所要求的符合性，要做到组织的职业健康安全管理体系文件符合标准条款的要求。

2、要结合组织活动、产品或服务的特点

职业健康安全管理体系标准是给组织建立职业健康安全管理体系提供了一个规范及使用指南，是适用于任何类型与规模的组织；适用于各种地理、文化和社会条件。而作为实施职业健康安全管理体系的组织则是千差万别，因此在进行职业健康安全管理体系编制文件时，应密切结合组织活动、产品或服务的特点，充分反映出组织的安全生产现状及管理现状。因为职业健康安全管理体系标准只对组织实施职业健康安全管理体系提出了基本要求，也就是提出了应该做什么，但如何做并没提出具体要求，它是个管理体系标准，只对安全生产管理工作提出了要求，而没提出什么技术要求和技术标准。这就需要组织根据自身的安全问题及安全生产管理当中的问题来策划、实施建立职业健康安全管理体系，并且在职业健康安全管理体系文件中应充分体现这个特点，切忌体系文件的一般化。

3、要努力做到管理体系文件的一体化

依据职业健康安全管理体系标准所建立的职业健康安全管理体系应是组织全面管理体系的一个组成部分，利用职业健康安全管理体系文件来规范企业的安全生产行为，改善企业的安全生产绩效。职业健康安全管理体系标准与ISO9000质量体系标准及ISO14000环境管理体系标准遵循共同的管理体系的原则，组织可选取一个与ISO9000相符的现行质量管理体系或ISO14000相符的现行环境管理体系，作为其职业健康安全管理体系的基础，不必撇开组织现行的管理体系要素而单独确定。在一些情况下，可对组织现行管理体系要素加以修改，使之适合职业健康安全管理体系标准条款的要求。

组织管理体系文件的有机结合，逐步形成管理体系文件一体化的管理是当前建立组织职业健康安全管理体系文件中急待解决的课题。应该看到，任何一个企业，不论是历史悠久还是新建立的企业不论是国有企业还是民办企业，不论是独资企业还是合资企业，在其经营过程中即已建立有一套适合于本组织活动、产品或服务特点，并行之有效的管理体系、管理制度和管理方法。对推动企业的经济发展都发挥了积极的作用。我国的很多企业均已通过了ISO9001(9002，9003)质量保证与质量管理体系的第三方审核认证，都已在组织原有管理体系的基础上用国际标准更进一步规范了组织的质量行为，改善了组织的质量绩效。而依据职业健康安全管理体系标准的目的，同样是参照国际标准来规范组织的安全生产行为，改善组织的安全生产绩效。目的相同，手段均是国际上推出的管理标准来规范组织的管理行为，使组织的管理工作更加系统化、结构化和程序化。因此，组织在编制职业健康安全管理体系文件时，应密切与组织原有的管理体系、质量保证与质量管理体系或环境管理体系中的管理制度、管理程序相协调，避免相互间矛盾和不协调的地方。但也应看到，管理体系各要素的应用会因为不同目的和不同相关方而有所差异，质量管理体系针对的是顾客需求，环境管理体系则服务于众多相关方和社会对环境保护不断发展的需求，而职业健康安全管理体系则是为维护企业员工安全及健康的需求。因此，不同的管理体系其管理要素的构成上有所差异，但其中有些管理要素的基本要求是相同的，在编制程序文件时应给予充分的协调。

6．2职业健康安全管理体系文件结构

职业健康安全管理体系标准中并未对职业健康安全管理体系文件的结构提出具体要求，但依据ISO9001质量管理体系文件及我国职业健康安全管理体系试点企业的经验，一般也可把职业健康安全管理体系文件结构分成三个层次，如图5．9所示。

·职业健康安全管理手册

·职业健康安全管理体系程序文件

·职业健康安全管理体系其他文件(作业指导书、操作规程、工艺卡及其他有关规程)由于职业健康安全管理体系文件是由多层次和多文件所组成的文件结构,共同描述组织活动、产品或服务全过程中的管理活动，为使其有效实施。编制企业管理体系文件应提出以下几点要求。

1、文件的系统性

职业健康安全管理体系是由多个管理要素共同构成的有机整体，是由系统化、结构化和程序化的文件所组成。每一个程序文件是描述管理要素中一个在逻辑上独立的或一组相关的活动，从规范织织的安全生产行为，不断改进组织的安全生产绩效为出发点，按标准的要求，对构成组织职业健康安全管理体系的管理要素中的活动作了明确规定。对这些描述管理要素活动的文件要做到：

·职业健康安全管理手册、职业健康安全管理体系程序文件以及职业健康安全管理体系其他文件(作业指导书、操作规程、工艺卡及其他有关规程)之间应层次清楚，接口明确；

·职业健康安全管理体系程序文件是规范组织安全生产行为、改善组织安全生产绩效的关键性管理文件，应分工合理、职责明确、要求具体；

·职业健康安全管理体系其他文件作业指导书、操作规程、工艺卡及其他有关规程)是有效实施职业安全与卫生管理体系程序文件的具有可操作性、可检查性的支撑性文件，应有针对岗位职责明确、技术要求具体，并有相应的自检内容。

2、文件的法规性

职业健康安全管理体系标准中职业健康安全方针管理要素中明确规定了：组织对持续改进的承诺；对遵守有关安全生产法律、法规和组织应遵守的其他要求的承诺。依据标准条款所建立的职业健康安全管理体系和所编制的职业健康安全管理体系文件就是组织向社会公开承诺的具体体现；是组织实施职业健康安全管理体系的法律依据，而职业健康安全管理体系文件对于规范组织的职业健康安全行为，改善组织的职业健康安全绩效，加强职业健康安全管理就是具有法规性的管理文件，必须遵照执行。

3、文件的不断完善性

依据职业健康安全管理体系标准所建立的职业健康安全管理体系是个动态发展，不断完善的职业健康安全管理体系；依据查理斯·戴明(ChailesDemiry)提出的PDCA运行模式定期进行管理评审不断地改进，以确保职业健康安全管理体系的适应性、充分性和有效性。逐步地完善职业健康安全管理体系，使之形成一个具有自我约束、自我调节、自我完善的运行机制。